Должны ли мы вообще встречаться и проводить совещание?
Отказ от лишних и ненужных совещаний — это, пожалуй, самый первый шаг, который легко и безболезненно повышает производительность топ-менеджеров. Начните с анализа ваших повторяющихся встреч, возможно, вместо них есть смысл провести другие, более эффективные и полезные совещания?
Так, например, одна крупная медицинская компания проводила повторяющееся заседание «комитета по развитию», который в принципе должен был принимать решения о стратегических партнерствах, слияниях и поглощениях и новых направлениях бизнеса, но на практике делал это очень редко. Тем временем исполнительный комитет компании (в который входили несколько членов из «комитета по развитию» вместе с генеральным директором) также регулярно встречались, чтобы проработать те же самые темы. Это привело к тому, что заседания «комитета по развитию» в течение нескольких лет превратились в дискуссионный кружок, где только обсуждались темы, решения по которым уже исполнительный комитет. По сути, эти заседания комитета были не только излишними, но и вредными, так как сбивали с толку руководителей в отношении того, какие решения принимаются и где. Возникает вопрос: к чему эти повторяющийся совещания?
Поэтому если вы один из тех руководителей, которые рефлекторно принимают приглашения на все совещания, то вам следует остановиться. Ваша цель должна состоять в том, чтобы относиться к своему лидерскому потенциалу и временному ресурсу (ресурсы, которые имеют свой конец) так же серьезно, как ваша компания относится к финансовому капиталу (который, кстати, тоже имеет свои пределы). Когда возникает необходимость провести повторяющиеся совещания, проконсультируйтесь с другими коллегами, принимающими решения, чтобы убедиться, что такие встречи действительно нужны (может, есть возможность сделать такие встречи, например, не еженедельными, а ежемесячными?). Также один из способов экономии времени – это делегирование той или иной задачи конкретному сотруднику. При этом такой подход не означает, что человек не может по-прежнему консультироваться с другими коллегами. Просто для этого не требуется собирать, например, целый комитет. Наконец, трудно выявить подобные проблемы, когда никто не следит за эффективностью совещаний.